Ami formateur vacataire, voici quelques conseils concernant les veillées d’armes de formation.
1- Ne faire confiance à personne, et ne compter que sur soi-même.
Tout vérifier personnellement deux fois et dans le moindre détail avec le responsable commercial de l’organisme et le client.
2- Relire la conseil numéro 1, et refaire la vérification une deuxième fois.
L’habitude vous jouera des tours. Et des précautions que ont l’air idiotes pour un déplacement de loisir s’avèrent cruciales pour celui d’un formateur.
Refaite donc une check-list, tel un pilote au décollage :
- ai-je mon billet de train / d’avion ? Le plan de la ville ?
- quel est le trajet gare/aeroport-client ? Quel est le moyen le plus simple de la faire ?
- Ai-je VRAIMENT une chambre d’hôtel ?
- ai-je le temps d’ arriver à l’heure ? D’ailleurs, à quelle heure commene la formation ? Les stagiaires sont-ils prévenus ? Par qui ? Comment ?
- le dossier est-il VRAIMENT complet ? Qui sont les stagiaires ?
Où est la liste nominative, avec les fonctions ?
- y’a t’il le bon matériel dans la salle ?
- quel est le nom du responsable de maintenance informatique ? Sera t’il joignable ?
- Y’a t’il un resto pas loin ? Peux-t’on réserver une table pour 12h30 ?
- Est-ce que la salle est chauffée (ou climatisée, c’est selon…).
- Y’a t’il des bouteilles d’eaux dans la salle ?
3- Relire le conseil 1 et 2, et en déduire qu’il faut à nouveau revérifier le matériel informatique.
Considérez qu’à tous les niveaux, il faut décrire ses besoins avec des termes simples, comme si vous parlier à un enfant de 14 ans.
Par exemple, "vidéoprojecteur" doit impérativement se prononcer avec l’accent tonique sur vidéo, et par opposition explicite à retroprojecteur. Sans quoi, vous avez 50% de chance de vous retrouvez nez à nez avec cet appareil étonnant qui fût pas mal utilisé dans les universités et conventions au XXème siècle.
"Ordinateur" soit se décrire avec ses attributs indispensables : réseau local, imprimante dans la salle, accès à Internet. N’oubliez pas que vous ne pourrez pas toujours brancher votre portable au réseau (au Conseil de l’Europe par exemple, ils sont pas trop d’accord…) et que Windows NT (fréquent en collectivité) ne gère pas le port USB (au cas où vous caresseriez le projet insensé de transférer des Powerpoint super-importants avec une clé USB).
4- Eu égard aux points 1 à 3, faire une dernière vérification concernant le lieu de rendez-vous.
Quelle est le numéro de la salle de formation ? Quel est le nom de la personne chargée de vous accueillir ? L’avez-vous eu en direct ? Faut-il aller faire un badge d’accès à l’autre bout du bâtiment AVANT ? Cela afin d’éviter ma pénible expérience la première fois où je suis allé au Conseil de l’Europe en pleine session parlementaire (soit 45 délégations, dont le Liechtenstein et la Moldavie…), sans contacts ni salle ni téléphone (déchargé…).
"Euh…. Je viens pour LA formation…"
5- Récupérer deux choses essentielles le matin-même : le numéro interne de votre contact et … le code de la photocopieuse de l’étage. La première est facile à obtenir, et vous permettra d’appeler pour des menues choses (où peut-on trouver du papier, peut-on remplacer le retroprojecteur par un vidéoprojecteur, etc.). La deuxième est une quête rude et périlleuse, d’où vous risquez de revenir en haillons. En raison d’une malédication appelée "contingentement", les photocopieuses de l’étage, autrefois si accueillantes, se sont cloitrées derrière un code d’accès. Vous devez impérativement en obtenir un et LE NOTER avec un stylo et un papier. Si les stagiaires regardent leurs souliers, essayez de faire craquer quelqu’un à l’étage. S’il se lève pour vous accompagner à la machine et dit qu’il va "vous dépanner", laissez tomber poliment: il ne lachera pas son code. Visez alors les plus jeunes (récemment arrivés, ou emplois précaires) qui manqueront vraisemblablement d’expérience ou de conscience professionnelle et vous cracheront leur code après avoir écouté vos mensonges éhontés ("j’interviens dans une formation de gestion de crise en RH pour la diretion générale au grand complet, et j’ai oublié le code..").
Bonne formation !